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Konzernlagebericht

Bericht über wesentliche Merkmale des internen Kontrollsystems
(§ 243a Abs. 2 UGB)

Das Interne Kontrollsystem der Lenzing Gruppe regelt die Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung, die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien sowie die Abbildung von Risiken außerhalb der Bilanz und GuV.

Die Aufbau- und Ablauforganisation der Lenzing Gruppe bilden die wesentliche Basis für das Kontrollumfeld und das Interne Kontrollsystem im Unternehmen.

Im Bereich der Aufbauorganisation bestehen eindeutige Kompetenz- und Verantwortungs-zuweisungen auf den unterschiedlichen Führungs- und Hierarchieebenen des Konzerns. Dies umfasst neben den österreichischen Standorten alle internationalen Tochtergesellschaften. Der globalen Präsenz der Lenzing Gruppe und damit der dezentralen Gesellschafts- und Standortstrukturen wird durch die Zentralisierung von wesentlichen Unternehmensfunktionen in Corporate Centers Rechnung getragen. Die Wahrnehmung und Steuerung der nationalen Geschäftstätigkeiten obliegt dem jeweiligen Management.

Die Ablauforganisation des Unternehmens ist durch ein stark ausgeprägtes und umfangreiches Regelwerk gekennzeichnet. Dies stellt eine angemessene Basis für ein starkes Kontrollumfeld und Kontrollsystem dar. Die wesentlichen Bereiche im Hinblick auf Freigaben und Kompetenzen für den Gesamtkonzern regeln die „Mandates of the Lenzing Group“. Die Überwachung der Einhaltung der Regelungen und Kontrollen liegt in der Verantwortung des jeweils zuständigen Business Unit oder Corporate Center Managements.

1) Finanzberichterstattung

Mit der zentralen Zuständigkeit des Corporate Centers Global Finance für den Bereich der Finanzberichterstattung ist eine klare Struktur und Verantwortlichkeit für diesen Bereich gesichert. Zur Ausübung der Kontrollfunktion in diesem Bereich wurden ein umfassendes Regelwerk und Richtlinien definiert und eingesetzt.

Lenzing verfügt über ein internes Kontroll- und Risikomanagement für den Rechnungslegungsprozess mit dem Ziel, die gesetzlichen Normen, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie die Rechnungslegungsvorschriften des österreichischen Unternehmensgesetzbuches und für Zwecke der Konzernrechnungslegung die Rechnungslegungsvorschriften der International Financial Reporting Standards (IFRS) sowie die internen Konzernrichtlinien zur Rechnungslegung, insbesondere das konzernweit gültige Bilanzierungshandbuch und den Terminplan, einheitlich umzusetzen.

Das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ist so konzipiert, dass eine zeitnahe, einheitliche und korrekte Erfassung aller geschäftlichen Prozesse und Transaktionen gewährleistet ist und somit zuverlässige Daten und Berichte über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Lenzing Gruppe vorliegen.

Die in den Konzernabschluss von Lenzing einbezogenen Unternehmen erstellen auf Gesellschaftsebene zeitgerecht lokale Abschlüsse und sind dafür verantwortlich, dass die bestehenden Regeln dezentral umgesetzt werden. Sie werden dabei von der Abteilung Corporate Consolidation unterstützt. Auf Basis der Daten der Konzernunternehmen werden die konsolidierten Rechenwerke zentral erstellt. Die Konsolidierungsbuchungen, Abstimmarbeiten und die Überwachung der inhaltlichen und zeitlichen Vorgaben erfolgen in der Abteilung Corporate Consolidation.

Der Bereich Treasury und Zahlungsverkehr ist aufgrund des direkten Zugriffs auf Vermögenswerte des Unternehmens als besonders sensibel einzustufen. Dem erhöhten Sicherungsbedürfnis wird durch umfassende Regelungen und Anweisungen im Bereich der einschlägigen Prozesse entsprechend Rechnung getragen.

Diese klaren Vorgaben sehen ein strenges Vier-Augen-Prinzip in der Abwicklung von Transaktionen sowie eine enge Zusammenarbeit und laufende Information der zentralen Treasury-Funktion vor. Die Überwachung der Anwendung und Einhaltung der Kontrollen im operativen Betrieb obliegt dem Corporate Center Internal Audit.

Ein globales Tax Management zeichnet für die Steuerthemen im Konzern verantwortlich.

2) Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften

Das Rechtsmanagement der Lenzing Gruppe wird vom Corporate Center Legal Management wahrgenommen. Diese zentrale Funktion ist für alle Rechtsangelegenheiten der Lenzing Gruppe zuständig und insbesondere mit allen Rechtsangelegenheiten betraut, die keine Standardabläufe darstellen.

Das neu geschaffene Corporate Center Group Compliance sorgt mit dem Aufbau eines Compliance Management Systems (CMS) für Prozesse, welche gruppenweit regeln, wie Gesetze und unternehmensinterne Richtlinien einzuhalten sind, und vorbeugen, dass keine gesetzes- oder regelwidrigen Handlungen begangen werden. Group Compliance untersteht direkt dem CFO. Im Rahmen des CMS werden Compliance-relevante Risiken erfasst und Maßnahmen zur Verminderung derselben getroffen, fehlende Compliance-relevante Richtlinien ergänzt, Mitarbeiter geschult, Hilfestellung bei Compliance-Themen gegeben, die Einhaltung der Vorschriften überprüft, regelwidriges Verhalten bearbeitet und regelmäßig dem Vorstand und Aufsichtsrat berichtet. Weiters wurde ein für die ganze Lenzing Gruppe verbindlicher Verhaltenskodex (Code of Conduct) erstellt und implementiert.

Die Lenzing AG hat sich den Vorschriften des Österreichischen Corporate Governance Kodex (ÖCGK) unterworfen und erstellt im Rahmen des Geschäftsberichtes einen entsprechenden öffentlichen Corporate Governance Bericht. Der Corporate Governance Bericht bedarf der Mitwirkung des Aufsichtsrates, der die Erfüllung der darin vorgeschriebenen Verpflichtungen an den Prüfungsausschuss delegiert.

Das Corporate Center Internal Audit ist unabhängig von den Organisationseinheiten und Geschäftsprozessen und untersteht bzw. berichtet direkt dem Vorstandsvorsitzenden. Internal Audit überprüft, ob die eingesetzten Ressourcen rechtmäßig, sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig im Sinne einer nachhaltigen Entwicklung verwendet werden. Dabei orientiert sich Internal Audit an den internationalen Standards IIA (Institute of Internal Auditors). Eine regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand und einmal jährlich direkt an den Prüfungsausschuss gewährleistet das Funktionieren des Internen Kontrollsystems.

3) Abbildung von Risiken außerhalb der Bilanz und GuV

Das Corporate Center Risk Management bildet die Risiken außerhalb der Bilanz und GuV ab, indem ein halbjährlicher Risikobericht erstellt wird. Die wesentlichen Risiken des Risikoberichts sind auch im Geschäftsbericht erwähnt. Beim Risikobericht wird nach den international anerkannten Standards von COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) vorgegangen.